«Das Management muss dahinterstehen»
Im smino Webinar haben Mario Galvani, Gründer, Mitinhaber und Mitglied der Geschäftsleitung der HUUSART AG und Roman Niederberger, Digital Verantwortlicher der Architektur & Baumanagement AG, über die Digitalisierung in ihren Architekturbüros gesprochen. Wir haben die wichtigsten Aussagen in diesem Blogbeitrag zusammengetragen.
Was sind die grössten Herausforderungen in Bezug auf die Digitalisierung?
Roman Niederberger: Eine grosse Herausforderung ist, dass man sich auf das Wesentliche konzentrieren kann. Die Menge an Tools ist enorm. Und wie finde ich das Passende? Wie kann ich mich digital optimal aufstellen? Das bedeutet auch viele Weiterbildungen für die Mitarbeiter, damit alle mit den Tools richtig arbeiten können.
Wenn man noch am Anfang eines Digitalisierungsprojekts steht, dann macht das einigen Mitarbeitern auch Angst. Verliere ich den Arbeitsplatz? Verliere ich den Anschluss? Das Lernen von Neuem unter einen Hut zu bringen mit dem Tagesgeschäft, mit der Kreativität – das ist die grösste Herausforderung.
Und wie habt ihr das gelöst?
RN: Wir haben von Anfang an offen kommuniziert, dass wir in die Digitalisierung investieren. Das wurde auch immer wieder bei Events oder Veranstaltungen erzählt. Man hat aufgezeigt, wohin man gehen will. Und wichtig war natürlich auch: Die Geschäftsleitung steht voll hinter der ganzen Sache, die ist Feuer und Flamme dafür.
Ich bin seit drei Jahren mit dabei und man sieht kontinuierlich, wie die Leute auch immer mehr Spass haben, sich immer mehr wieder neue Kniffe aneignen und mit Elan neue Tools ausprobieren.
Und was waren bei euch die Knacknüsse, Mario?
Mario Galvani: Wir arbeiten seit über 15 Jahren mit einer reinen Apple-Infrastruktur und hatten deshalb mit Software-Anbietern immer wieder in Probleme. Mit Cloud Lösungen wie smino löst sich dieses Problem. Wir haben zudem alle unsere Mitarbeiter mit iPads ausgestattet, damit wir unterwegs und flexibel arbeiten können.
Wie kommt ihr mit der Vielfalt der Tools klar? Wie habt ihr die richtigen Lösungen gefunden?
MG: Wir haben früh uns Gedanken gemacht, wie wir möglichst digital arbeiten können und Systeme geprüft. Ganz zu Beginn nutzten wir Wonderlist intensiv. Das wurden dann aber von Microsoft aufgekauft und wegrationalisiert. Anschliessend haben wir uns wieder auf die Suche nach einem neuen System gemacht.
Einen weiteren wichtigen Punkt möchte ich gerne hervorheben: Die IT-Infrastruktur. Du kannst noch so gute Tools haben – wenn die Basis Infrastruktur nicht läuft, bringen die ganzen Digitalisierungsinitiativen nichts. Deshalb haben wir einiges in das Netzwerk und die IT investiert.
Wir stellen häufig fest, dass es zwei Arten von Geschäftsleitern gibt: die einen machen mit bei der Digitalisierung, weil sie mitmachen müssen, weil sie das Gefühl haben, sie würden etwas verpassen. Und da gibt es andere, für die das wirklich ein Anliegen ist und die eine Chance sehen. Wie war das bei euch?
RN: Archbau ist auf mich zugekommen. Sie sahen den Handlungsbedarf. Und sie sahen die Möglichkeiten, welche die Digitalisierung bringt. Im Moment ist ja auch die Generation Z in aller Munde und wie diese arbeitet. Es ist klar: Je weiter man ist mit der Digitalisierung, desto einfacher ist es, neue Mitarbeiter zu gewinnen. Das wird angesichts des Fachkräftemangels in unserer Branche zunehmend wichtig.
Wie sieht es denn aus mit den anderen Generationen? Werden die dadurch nicht abgeschreckt?
RN: Am Anfang war der Hemmschuh in diesen Altersgruppen zugegebenermassen etwas höher. Mit der Zeit wurden die Ängste aber immer weiter abgebaut. Man hat die Mitarbeiter sensibilisiert und mitgenommen.
Wichtig ist: Man darf nicht einfach ein neues Tool hinstellen und davon ausgehen, dass die Mitarbeiter das schon anwenden können, weil sie ja schon 20 Jahre Erfahrung haben mit PCs. Man muss die Mitarbeiter für jedes neue Tool schulen. Die Arbeitsweise hat sich geändert über die Jahre und wird sich noch weiter stark ändern. Das ist etwas, was man jedem Mitarbeiter mitgeben muss.
Was waren insgesamt die wichtigsten Learnings der Transformation?
RN: Das Management muss dahinterstehen. Das ist wichtig, damit auch die Mitarbeiter mit aufspringen. Dann ist die Frage. Hat man das interne Know how oder nicht? Was ist heute digital alles möglich? Da ist es relativ schwierig, weil man immer im Tagesgeschäft ist. In den meisten Fällen ist es von Vorteil, wenn Inputs von aussen kommen. Wenn man jemanden hat, der einen auf diesem Weg begleitet und der die technischen Möglichkeiten kennt, um den Prozess digital besser abzubilden.
Zudem muss man sich im Klaren sein, dass alles Step-by-step gehen muss. Man kann nicht von heute auf morgen alles umstellen. Das würde die Leute völlig überfordern.
Dann ist es wichtig, dass man die Mitarbeiter immer wieder schult. Und wenn sie dann irgendwann den Klick oder den Dreh raushaben, dann nutzen sie es von alleine. Es muss einen gewissen Mehrwert haben. Es darf nicht ein Klotz am Bein sein.
Was hat Dir an smino gefallen?
MG: Da hat uns von Anfang an gefallen, wie es aufgebaut ist, genauso wie die benutzerfreundliche Oberflächenstruktur. Wir haben smino intensiv getestet und dann mit der Zeit begriffen, dass wir einen Quantensprung in unserer Arbeitsweise machen können. Wir haben intern extrem viele Prozessabläufe, die mit Aufgaben und mit Verantwortung zusammenhängen. Jede Aufgabe wird nun sofort in smino erfasst, zugeteilt, terminiert und dann auch korrekt verfolgt und nachgefragt.
Wie lief denn die Einführung?
MG: smino ist auf sehr hohe Akzeptanz gestossen. Wir haben ein junges Team, das bereit ist, mit solchen Mitteln zu arbeiten. Wir haben dann im nächsten Schritt auch den Handwerkern auf der Baustelle gesagt, dass wir wollen, dass jeder Mitarbeiter smino nutzt. Wir haben es zur Pflicht gemacht und versuchen auch wirklich von Beginn an und bei unseren Abläufen bis zur Reinigung jeden damit einzubeziehen. Dann läuft die Kommunikation. Und das ist das A und O. Man hat dann wirklich eine durchgängige Ablage und eine durchgängige, nachvollziehbare Historie beim Projekt.
«Du hast mir doch mal gesagt, dass …» – das gibt’s nicht mehr. Das Protokoll ist massgebend. Es ist eine meiner liebsten Funktionen, die ich sehr schätze und die bei uns jetzt auch wirklich durchgängig zum Einsatz kommt.
Vielen Dank für das spannende Gespräch!
Kurz zusammengefasst
Die Digitalisierung bietet Unternehmen viele Chancen, aber sie birgt auch Herausforderungen. Eine der grössten Herausforderungen besteht darin, die richtigen Tools auszuwählen und die Mitarbeiter entsprechend zu schulen. Ängste und Widerstände müssen abgebaut werden, indem die Mitarbeiter sensibilisiert und mitgenommen werden. Das Management muss die Digitalisierung unterstützen, und es ist hilfreich, externe Expertise hinzuzuziehen. Die Transformation sollte schrittweise erfolgen, um die Mitarbeiter nicht zu überfordern. Es ist wichtig, dass die Digitalisierung einen Mehrwert bietet und die Arbeitsweise verbessert. Die Einführung eines Tools wie smino kann die Arbeitsabläufe optimieren und die Kommunikation erleichtern, wenn es von den Mitarbeitern akzeptiert und konsequent genutzt wird. Eine durchgängige Dokumentation und Nachverfolgung der Aufgaben ist entscheidend. Insgesamt ist die Digitalisierung ein kontinuierlicher Prozess, der Zusammenarbeit, Schulung und die Bereitschaft zur Anpassung erfordert.
Das ganze Webinar können Sie hier noch einmal ansehen:
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